Datenschutzerklärung
Inkrafttreten: 8. August 2026
Der Betreiber von USOM (im Folgenden „der Betreiber”) behandelt Nutzerinformationen in USOM Mail (im Folgenden „dieser Dienst”) wie nachstehend beschrieben.
1. Rolle dieses Dienstes
USOM ist ein E-Mail-Relay-Dienst, der über die dem Nutzer zugewiesene USOM-E-Mail-Adresse als Kontaktstelle E-Mails zwischen dem Nutzer und externen E-Mail-Diensten empfängt, speichert, anzeigt und weiterleitet. Sofern der Nutzer eine Weiterleitung an einen externen E-Mail-Dienst eingerichtet hat, kann bei USOM eingehende E-Mail an das vom Nutzer angegebene Postfach weitergeleitet werden. Ebenso kann eine von diesem Postfach über USOM als Antwort gesendete E-Mail anhand der bei USOM gespeicherten Zustellinformationen an den ursprünglichen Absender weitergeleitet werden.
Weitergeleitete E-Mails können aus Sicht des sendenden oder empfangenden E-Mail-Dienstes so erscheinen, als seien sie von einer USOM-Domain oder der von USOM genutzten Zustellinfrastruktur gesendet worden. USOM ist kein Dienst, der Inhalt oder Zustellweg von E-Mails vollständig anonymisiert.
2. Erhobene Informationen
Der Betreiber erhebt die folgenden Informationen im für die Bereitstellung dieses Dienstes erforderlichen Umfang.
- Kennungen, E-Mail-Adressen, Anzeigenamen und ähnliche Angaben, die über eine externe Authentifizierung wie Google bereitgestellt werden
- Die zugewiesene E-Mail-Adresse sowie Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, HTML und Anhänge empfangener, gesendeter oder weitergeleiteter E-Mails
- Antwortbeziehungen, Threads, Weiterleitungsziele, Zustellergebnisse und sonstige für die Weiterleitung erforderliche Informationen
- Protokolle wie Datum, Uhrzeit, IP-Adresse sowie Geräte- und Browserinformationen im Zusammenhang mit Anmeldung, API-Nutzung oder E-Mail-Empfang
- Von Nutzern bei einer Anfrage bereitgestellte Informationen
- Zahlungs- und Vertragsinformationen bei Bereitstellung kostenpflichtiger Funktionen
3. Zwecke der Verarbeitung
- Authentifizierung dieses Dienstes, Ausgabe von E-Mail-Adressen sowie Empfang, Anzeige, Versand und Weiterleitung von E-Mails
- Weiterleitung an einen angegebenen externen E-Mail-Dienst und Identifizierung des Empfängers von Antwort-E-Mails
- Reaktion auf Störungen, Gewährleistung der Sicherheit sowie Verhinderung von missbräuchlicher Nutzung, Spam und Phishing
- Bearbeitung von Anfragen und Versand wichtiger Mitteilungen
- Analyse der Nutzung, Verbesserung von Funktionen und Qualitätssicherung
- Reaktion auf Anforderungen von Gesetzen, Gerichten, Behörden und anderen rechtmäßig befugten Stellen
4. Umgang mit E-Mail-Inhalten und Weiterleitungsinformationen
Nach Empfang der E-Mail sowie nach Bestimmung des Empfängers und Durchführung der erforderlichen E-Mail-Analyse verschlüsselt der Betreiber Inhalt, Betreff, Absenderinformationen und sonstige zu speichernde E-Mail-Inhalte, bevor diese in der Datenbank gespeichert werden. Die zur Entschlüsselung erforderlichen Informationen werden aufgeteilt an mehreren Stellen aufbewahrt; keine einzelne dieser Teilinformationen genügt, um die E-Mail zu entschlüsseln.
Verschlüsselte E-Mails werden nur dann vorübergehend entschlüsselt – unter Verwendung der erforderlichen Berechtigungen zusammen mit den getrennt gespeicherten Informationen –, wenn dies für eine erforderliche Verarbeitung wie Anzeige, Weiterleitung von Antworten, Maßnahmen gegen missbräuchliche Nutzung, Reaktion auf Störungen oder Einhaltung gesetzlicher Vorgaben notwendig ist. Bestimmte für Zustellung und Verwaltung erforderliche Informationen, wie Empfängeradresse, E-Mail-ID, Thread-Informationen, Empfangszeitpunkt und Zustellergebnisse, können unverschlüsselt gespeichert werden.
E-Mails werden über mehrere Systeme zugestellt, darunter den sendenden E-Mail-Dienst, Netzwerke, die Empfangsinfrastruktur von USOM und den weiterleitenden E-Mail-Dienst. Zwar können einzelne Übertragungsabschnitte durch TLS oder ähnliche Mittel geschützt sein, doch beruht E-Mail nicht auf einem Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsmodell, und Inhalte können unter der Kontrolle der jeweiligen E-Mail-Dienste verarbeitet und gespeichert werden. Auch USOM verarbeitet E-Mail-Inhalte zum Zweck der Empfangs- und Weiterleitungsverarbeitung.
E-Mail-Inhalte werden nicht für Werbung oder für KI-Training zu Zwecken genutzt, die den Nutzern nicht offengelegt wurden.
Zur Durchführung der Weiterleitung verarbeitet der Betreiber nicht nur den E-Mail-Inhalt, sondern auch Absender, Empfänger, Antwortadresse, Message-ID, Empfangszeitpunkt, Zustellergebnisse und ähnliche Daten. Bei Nutzung eines weiterleitenden E-Mail-Dienstes werden E-Mail-Inhalt und Metadaten auch an diesen Anbieter übermittelt. Die Verarbeitung von Informationen durch den weiterleitenden Anbieter unterliegt dessen eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärung.
5. Aufbewahrungsdauer und Löschung
Erhobene Informationen werden für den zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlichen Zeitraum oder für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt. Vom Nutzer gelöschte Informationen, gekündigte Konten sowie nicht genutzte E-Mail-Adressen oder E-Mails werden innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht, soweit dies nicht für Sicherungskopien, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Untersuchung missbräuchlicher Nutzung erforderlich ist.
Bei Deaktivierung eines Kontos wird die Verknüpfung zwischen der E-Mail-Adresse und ihrem Inhaber aufbewahrt, um eine erneute Nutzung der Adresse zu verhindern. E-Mails, die während der Deaktivierung an diese Adresse eingehen, werden nicht auf übliche Weise weitergeleitet, angezeigt oder gespeichert, sondern ohne Speicherung von Inhalt oder Anhängen verworfen. Im für den Betrieb erforderlichen Umfang kann der Betreiber minimale Aufzeichnungen wie Empfänger, einen zur Identifizierung des Absenders dienenden Hash, die Message-ID, den Empfangszeitpunkt und den Grund der Verwerfung aufbewahren.
6. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeitung
Der Betreiber gibt personenbezogene Daten, Protokolle, E-Mails oder sonstige Nutzerinformationen ohne Einwilligung der betroffenen Person nicht an Dritte weiter, außer in folgenden Fällen:
- Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist
- Wenn dies zum Schutz von Leben, Körper oder Eigentum einer Person erforderlich ist und die Einholung der Einwilligung der betroffenen Person schwierig ist
- Wenn die Weitergabe im erforderlichen Umfang an einen für den Betrieb dieses Dienstes notwendigen Auftragsverarbeiter erfolgt
- Wenn dies zur Reaktion auf missbräuchliche Nutzung, Rechtsverletzungen oder Angriffe auf den Dienst erforderlich ist
Dieser Dienst kann Dienste Dritter wie Vercel, Prisma, Cloudflare und SendGrid für Hosting, Datenbanken, Authentifizierung, E-Mail-Zustellung und ähnliche Zwecke nutzen. Diese Anbieter können Informationen außerhalb Japans verarbeiten.
7. Sicherheitsmaßnahmen und keine Gewährleistung des Dienstes
Der Betreiber ergreift angemessene Sicherheitsmaßnahmen, darunter Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, Einschränkung von Administratorrechten, Audit-Protokollierung und Reaktion auf Schwachstellen. Der Betreiber gewährleistet jedoch keine vollständige Sicherheit, Kontinuität oder Zustellung, Speicherung oder Wiederherstellung von E-Mails bei internetbasierten Diensten. Der Umfang der Haftung im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes ist gesondert in den Nutzungsbedingungen geregelt.
8. Überprüfung durch Administratoren
Der Betreiber verwendet E-Mail-Inhalte in der Regel nicht für Werbung gegenüber Nutzern oder für Analysen, die nicht dem Betrieb des Dienstes dienen. Der Betreiber kann jedoch E-Mail-Inhalte und zugehörige Daten in dem für die Reaktion auf Spam, Phishing, Betrug, Schadsoftware, Rechtsverletzungen, Angriffe auf den Dienst, Störungen oder sonstige Probleme unbedingt erforderlichen Mindestumfang einsehen. Eingesehene Informationen werden nicht über das für die Problemreaktion und die gesetzliche Einhaltung erforderliche Maß hinaus genutzt.
9. Rechte des Nutzers
Nutzer können gemäß geltendem Recht die Offenlegung, Berichtigung, Nutzungseinschränkung oder Löschung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Bei der Bearbeitung eines solchen Antrags kann der Betreiber die zur Identitätsprüfung erforderlichen Informationen anfordern.
10. Überarbeitungen
Der Betreiber kann diese Erklärung als Reaktion auf gesetzliche Änderungen oder Änderungen am Inhalt des Dienstes überarbeiten. Wesentliche Änderungen werden auf diesem Dienst bekannt gegeben.
11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Diese Erklärung unterliegt japanischem Recht.
Für Streitigkeiten zwischen einem Nutzer und dem Betreiber im Zusammenhang mit diesem Dienst oder dieser Erklärung wird das vom Betreiber bestimmte Bezirksgericht Tokio als ausschließlicher vereinbarter Gerichtsstand der ersten Instanz festgelegt.
Maßgeblich ist die japanischsprachige Fassung dieser Erklärung; Übersetzungen in andere Sprachen als Japanisch werden lediglich als Referenz zur Verfügung gestellt. Bei Abweichungen zwischen der japanischen Fassung und einer Übersetzung geht die japanische Fassung vor. Die Bestimmungen dieses Abschnitts zum anwendbaren Recht und Gerichtsstand gelten gleichermaßen für alle bereitgestellten Sprachfassungen.
12. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Erklärung wenden Sie sich bitte an die untenstehende Adresse.
