Kebijakan Privasi
Tanggal berlaku: 8 Agustus 2026
Operator USOM (selanjutnya disebut "operator") menangani informasi pengguna dalam USOM Mail (selanjutnya disebut "Layanan ini") sebagaimana diuraikan di bawah ini.
1. Peran Layanan Ini
USOM adalah layanan relai email yang, dengan menggunakan alamat email USOM yang diterbitkan untuk pengguna sebagai titik kontak, menerima, menyimpan, menampilkan, dan meneruskan email antara pengguna dan layanan email eksternal. Apabila pengguna telah mengatur penerusan ke layanan email eksternal, email yang tiba di USOM dapat diteruskan ke kotak surat yang ditentukan oleh pengguna. Selain itu, untuk email yang dibalas dari kotak surat tersebut melalui USOM, layanan ini dapat meneruskannya ke pengirim asli berdasarkan informasi pengiriman yang disimpan oleh USOM.
Dari sudut pandang layanan email pengirim atau penerima, email yang diteruskan dapat tampak seolah-olah dikirim dari domain USOM atau dari infrastruktur pengiriman yang digunakan USOM. USOM bukan layanan yang sepenuhnya menganonimkan konten atau jalur pengiriman email.
2. Informasi yang Dikumpulkan
Operator mengumpulkan informasi berikut sejauh diperlukan untuk menyediakan Layanan ini.
- Pengidentifikasi, alamat email, nama tampilan, dan informasi serupa yang disediakan melalui autentikasi eksternal seperti Google
- Alamat email yang diterbitkan, serta pengirim, penerima, subjek, isi, HTML, dan lampiran email yang diterima, dikirim, atau diteruskan
- Hubungan balasan, thread, tujuan relai, hasil pengiriman, dan informasi lain yang diperlukan untuk relai
- Log seperti tanggal, waktu, alamat IP, dan informasi perangkat/peramban yang terkait dengan login, penggunaan API, atau penerimaan email
- Informasi yang diberikan pengguna saat melakukan pertanyaan
- Informasi pembayaran dan kontrak apabila fitur berbayar disediakan
3. Tujuan Penggunaan
- Melakukan autentikasi Layanan ini, menerbitkan alamat email, serta menerima, menampilkan, mengirim, dan meneruskan email
- Meneruskan ke layanan email eksternal yang ditentukan dan mengidentifikasi penerima email balasan
- Menangani gangguan, memastikan keamanan, dan mencegah penyalahgunaan, spam, dan phishing
- Menanggapi pertanyaan dan mengirim pemberitahuan penting
- Menganalisis penggunaan, meningkatkan fitur, dan menjaga kualitas
- Menanggapi hukum, pengadilan, lembaga administratif, dan lembaga lain yang memiliki wewenang sah
4. Penanganan Isi Email dan Informasi Relai
Setelah menerima email, dan setelah menentukan penerima serta melakukan analisis email yang diperlukan, operator mengenkripsi isi, subjek, informasi pengirim, dan konten email lain yang akan disimpan sebelum disimpan ke basis data. Informasi yang diperlukan untuk mendekripsi disimpan secara terpisah di beberapa lokasi, dan tidak satu pun bagian informasi yang terpisah tersebut cukup untuk mendekripsi email tersebut.
Email yang dienkripsi hanya didekripsi sementara, dengan menggunakan wewenang yang diperlukan bersama dengan informasi yang disimpan secara terpisah, ketika diperlukan untuk pemrosesan seperti penampilan, relai balasan, langkah-langkah terhadap penyalahgunaan, penanganan gangguan, atau kepatuhan hukum. Sebagian informasi yang diperlukan untuk pengiriman dan pengelolaan, seperti alamat tujuan, ID email, informasi thread, waktu penerimaan, dan hasil pengiriman, dapat disimpan tanpa enkripsi.
Email dikirimkan melalui berbagai sistem, termasuk layanan email pengirim, jaringan, infrastruktur penerimaan USOM, dan layanan email tujuan penerusan. Meskipun segmen komunikasi dapat dilindungi oleh TLS atau sarana serupa, email tidak dibangun berdasarkan model enkripsi ujung-ke-ujung, dan konten dapat diproses serta disimpan di bawah kendali masing-masing layanan email. USOM juga menangani isi email untuk tujuan pemrosesan penerimaan dan relai.
Isi email tidak digunakan untuk iklan atau untuk pelatihan AI dengan tujuan yang tidak diungkapkan kepada pengguna.
Untuk melakukan relai, operator memproses tidak hanya isi email, tetapi juga pengirim, penerima, alamat balasan, Message-ID, waktu penerimaan, hasil pengiriman, dan data serupa. Apabila layanan email tujuan penerusan digunakan, isi email dan metadata juga diberikan kepada penyedia tersebut. Penanganan informasi oleh penyedia tujuan penerusan tunduk pada ketentuan dan kebijakan privasi milik penyedia tersebut sendiri.
5. Masa Penyimpanan dan Penghapusan
Informasi yang dikumpulkan disimpan selama periode yang diperlukan untuk mencapai tujuan penggunaan, atau selama periode yang diwajibkan oleh hukum. Informasi yang dihapus oleh pengguna, akun yang telah dinonaktifkan secara permanen, serta alamat email atau email yang tidak digunakan, akan dihapus dalam jangka waktu yang wajar, kecuali sejauh diperlukan untuk pencadangan, kewajiban penyimpanan menurut hukum, atau penyelidikan penyalahgunaan.
Ketika akun dinonaktifkan, keterkaitan antara alamat email dan pemiliknya tetap dipertahankan untuk mencegah penggunaan ulang alamat tersebut. Email yang tiba di alamat tersebut selama masa nonaktif tidak akan diteruskan, ditampilkan, atau disimpan sebagaimana biasanya, dan akan dibuang tanpa menyimpan isi atau lampirannya. Sejauh diperlukan untuk operasional, operator dapat menyimpan catatan minimal seperti penerima, hash untuk mengidentifikasi pengirim, Message-ID, waktu penerimaan, dan alasan pembuangan.
6. Pemberian kepada Pihak Ketiga dan Pengalihdayaan
Operator tidak akan memberikan data pribadi, log, email, atau informasi pengguna lainnya kepada pihak ketiga tanpa persetujuan yang bersangkutan, kecuali dalam hal-hal berikut:
- Apabila diwajibkan oleh hukum
- Apabila diperlukan untuk melindungi nyawa, tubuh, atau harta benda seseorang, dan sulit untuk memperoleh persetujuan yang bersangkutan
- Apabila diberikan, sejauh diperlukan, kepada pihak yang dialihdayakan yang diperlukan untuk mengoperasikan Layanan ini
- Apabila diperlukan untuk menanggapi penyalahgunaan, pelanggaran hak, atau serangan terhadap Layanan
Layanan ini dapat menggunakan layanan pihak ketiga seperti Vercel, Prisma, Cloudflare, dan SendGrid untuk keperluan hosting, basis data, autentikasi, pengiriman email, dan tujuan serupa. Penyedia ini dapat memproses informasi di luar Jepang.
7. Langkah Keamanan dan Ketiadaan Jaminan Layanan
Operator menerapkan langkah-langkah keamanan yang wajar, termasuk kontrol akses, enkripsi, pembatasan hak istimewa administrator, log audit, dan penanganan kerentanan. Namun, operator tidak menjamin keamanan penuh, kontinuitas, atau pengiriman, penyimpanan, atau pemulihan email untuk layanan berbasis internet apa pun. Cakupan tanggung jawab terkait penggunaan Layanan diatur secara terpisah dalam Ketentuan Layanan.
8. Pemeriksaan oleh Administrator
Operator biasanya tidak menggunakan isi email untuk iklan kepada pengguna atau untuk analisis yang tidak berkaitan dengan pengoperasian Layanan. Namun, operator dapat memeriksa isi email dan data terkait, dalam batas minimum yang diperlukan, untuk menanggapi spam, phishing, penipuan, malware, pelanggaran hak, serangan terhadap Layanan, gangguan, atau masalah lainnya. Informasi yang diperiksa tidak digunakan melebihi apa yang diperlukan untuk menanggapi masalah tersebut dan mematuhi hukum.
9. Hak Pengguna
Pengguna dapat, sesuai dengan hukum yang berlaku, meminta pengungkapan, koreksi, penghentian penggunaan, atau penghapusan data pribadi mereka yang disimpan. Operator dapat meminta informasi yang diperlukan untuk verifikasi identitas ketika menangani permintaan tersebut.
10. Revisi
Operator dapat merevisi Kebijakan ini sebagai tanggapan atas perubahan hukum atau perubahan pada isi Layanan. Perubahan penting akan diumumkan pada Layanan ini.
11. Hukum yang Berlaku dan Yurisdiksi
Kebijakan ini diatur oleh hukum Jepang.
Untuk setiap perselisihan yang timbul antara pengguna dan operator sehubungan dengan Layanan ini atau Kebijakan ini, Pengadilan Distrik Tokyo, sebagaimana ditunjuk oleh operator, akan memiliki yurisdiksi eksklusif yang disepakati sebagai pengadilan tingkat pertama.
Versi bahasa Jepang dari Kebijakan ini merupakan teks yang otentik, dan versi terjemahan ke dalam bahasa selain bahasa Jepang disediakan hanya sebagai referensi. Jika terdapat perbedaan antara versi bahasa Jepang dan versi terjemahan, versi bahasa Jepang yang akan berlaku. Ketentuan dalam pasal ini mengenai hukum yang berlaku dan yurisdiksi berlaku sama untuk semua versi bahasa yang disediakan.
12. Kontak
Untuk pertanyaan mengenai Kebijakan ini, silakan hubungi kami melalui alamat di bawah ini.
