Chính sách Quyền riêng tư
Ngày có hiệu lực: Ngày 8 tháng 8 năm 2026
Nhà điều hành USOM (sau đây gọi là "nhà điều hành") xử lý thông tin của người dùng trong USOM Mail (sau đây gọi là "Dịch vụ này") như sau.
1. Vai trò của Dịch vụ này
USOM là dịch vụ chuyển tiếp email, sử dụng địa chỉ email USOM được cấp cho người dùng làm đầu mối để nhận, lưu trữ, hiển thị và chuyển tiếp email giữa người dùng và các dịch vụ email bên ngoài. Nếu người dùng đã thiết lập chuyển tiếp đến một dịch vụ email bên ngoài, email gửi đến USOM có thể được chuyển tiếp đến hộp thư mà người dùng đã chỉ định. Ngoài ra, đối với email được trả lời từ hộp thư đó thông qua USOM, dịch vụ có thể chuyển tiếp email đó đến người gửi ban đầu dựa trên thông tin gửi thư mà USOM lưu giữ.
Từ góc độ của dịch vụ email gửi hoặc nhận, email được chuyển tiếp có thể hiển thị như được gửi từ một tên miền của USOM hoặc từ hạ tầng gửi thư mà USOM sử dụng. USOM không phải là dịch vụ ẩn danh hoàn toàn nội dung hoặc đường đi của email.
2. Thông tin thu thập
Nhà điều hành thu thập các thông tin sau trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ này.
- Mã định danh, địa chỉ email, tên hiển thị và thông tin tương tự được cung cấp thông qua xác thực bên ngoài như Google
- Địa chỉ email đã cấp, cũng như người gửi, người nhận, tiêu đề, nội dung, HTML và tệp đính kèm của email đã nhận, gửi hoặc chuyển tiếp
- Mối quan hệ trả lời, chuỗi hội thoại, nơi nhận chuyển tiếp, kết quả gửi thư và các thông tin khác cần thiết cho việc chuyển tiếp
- Nhật ký như ngày giờ, địa chỉ IP, thông tin thiết bị/trình duyệt liên quan đến việc đăng nhập, sử dụng API hoặc nhận email
- Thông tin người dùng cung cấp khi liên hệ
- Thông tin thanh toán và hợp đồng khi cung cấp các tính năng trả phí
3. Mục đích sử dụng
- Xác thực Dịch vụ này, cấp địa chỉ email, nhận, hiển thị, gửi và chuyển tiếp email
- Chuyển tiếp đến dịch vụ email bên ngoài đã chỉ định và xác định người nhận của email trả lời
- Xử lý sự cố, đảm bảo an ninh, ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích, thư rác, giả mạo
- Trả lời liên hệ, gửi thông báo quan trọng
- Phân tích tình trạng sử dụng, cải thiện tính năng, duy trì chất lượng
- Đáp ứng yêu cầu của pháp luật, tòa án, cơ quan hành chính và các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp khác
4. Xử lý nội dung email và thông tin chuyển tiếp
Sau khi nhận email, sau khi xác định người nhận và thực hiện phân tích email cần thiết, nhà điều hành mã hóa nội dung, tiêu đề, thông tin người gửi và các nội dung email khác cần lưu trữ trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu. Thông tin cần thiết để giải mã được lưu trữ tách rời tại nhiều nơi, và không một phần thông tin riêng lẻ nào đủ để giải mã email.
Email đã mã hóa chỉ được giải mã tạm thời, bằng cách sử dụng thẩm quyền cần thiết cùng với thông tin được lưu trữ riêng biệt, khi cần thiết cho các xử lý như hiển thị, chuyển tiếp trả lời, biện pháp chống sử dụng sai mục đích, xử lý sự cố hoặc tuân thủ pháp luật. Một số thông tin cần thiết cho việc gửi thư và quản lý, như địa chỉ nhận, ID email, thông tin chuỗi hội thoại, thời gian nhận, kết quả gửi thư, có thể được lưu trữ mà không mã hóa.
Email được gửi đến qua nhiều hệ thống, bao gồm dịch vụ email gửi, mạng lưới, hạ tầng nhận thư của USOM, dịch vụ email chuyển tiếp. Mặc dù các đoạn truyền thông có thể được bảo vệ bằng TLS hoặc các biện pháp tương tự, email không dựa trên cơ chế mã hóa đầu cuối, và nội dung có thể được xử lý và lưu trữ dưới sự quản lý của từng dịch vụ email. USOM cũng xử lý nội dung email cho mục đích xử lý nhận thư và chuyển tiếp.
Nội dung email không được sử dụng cho mục đích quảng cáo hoặc huấn luyện AI cho các mục đích không được công bố rõ với người dùng.
Để thực hiện chuyển tiếp, nhà điều hành xử lý không chỉ nội dung email mà còn cả người gửi, người nhận, địa chỉ trả lời, Message-ID, thời gian nhận, kết quả gửi thư và dữ liệu tương tự. Khi sử dụng dịch vụ email chuyển tiếp, nội dung email và siêu dữ liệu cũng được chuyển đến nhà cung cấp đó. Việc xử lý thông tin bởi nhà cung cấp chuyển tiếp tuân theo các điều khoản và chính sách quyền riêng tư riêng của nhà cung cấp đó.
5. Thời gian lưu trữ và xóa bỏ
Thông tin thu thập được lưu trữ trong thời gian cần thiết để đạt được mục đích sử dụng, hoặc trong thời gian pháp luật yêu cầu. Thông tin do người dùng xóa, tài khoản đã hủy, địa chỉ email hoặc email không sử dụng sẽ được xóa trong khoảng thời gian hợp lý, ngoại trừ phạm vi cần thiết cho việc sao lưu, nghĩa vụ lưu trữ theo pháp luật hoặc điều tra việc sử dụng sai mục đích.
Khi tài khoản bị vô hiệu hóa, mối liên kết giữa địa chỉ email và chủ sở hữu được giữ lại để ngăn chặn việc tái sử dụng địa chỉ. Email gửi đến địa chỉ đó trong thời gian vô hiệu hóa sẽ không được chuyển tiếp, hiển thị hoặc lưu trữ theo cách thông thường, và bị hủy mà không lưu nội dung hoặc tệp đính kèm. Trong phạm vi cần thiết cho vận hành, nhà điều hành có thể giữ lại các bản ghi tối thiểu như người nhận, mã băm để nhận diện người gửi, Message-ID, thời gian nhận, lý do hủy.
6. Cung cấp cho bên thứ ba và ủy thác
Nhà điều hành sẽ không cung cấp dữ liệu cá nhân, nhật ký, email hoặc thông tin người dùng khác cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của người đó, ngoại trừ các trường hợp sau:
- Khi pháp luật yêu cầu
- Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của một người, và việc xin sự đồng ý của người đó là khó khăn
- Khi cung cấp, trong phạm vi cần thiết, cho bên nhận ủy thác cần thiết để vận hành Dịch vụ này
- Khi cần thiết để đối phó với việc sử dụng sai mục đích, xâm phạm quyền hoặc tấn công vào Dịch vụ
Dịch vụ này có thể sử dụng các dịch vụ bên thứ ba như Vercel, Prisma, Cloudflare, SendGrid cho mục đích lưu trữ, cơ sở dữ liệu, xác thực, gửi email và các mục đích tương tự. Các nhà cung cấp này có thể xử lý thông tin bên ngoài Nhật Bản.
7. Quản lý an toàn và việc không bảo đảm của Dịch vụ
Nhà điều hành thực hiện các biện pháp quản lý an toàn hợp lý, bao gồm kiểm soát truy cập, mã hóa, hạn chế quyền quản trị, nhật ký kiểm toán và ứng phó với lỗ hổng bảo mật. Tuy nhiên, đối với dịch vụ trên internet, nhà điều hành không đảm bảo an toàn hoàn toàn, tính liên tục, hoặc việc email được gửi đến, lưu trữ hay khôi phục. Phạm vi trách nhiệm liên quan đến việc sử dụng Dịch vụ được quy định riêng trong Điều khoản Dịch vụ.
8. Kiểm tra bởi quản trị viên
Thông thường, nhà điều hành không sử dụng nội dung email cho mục đích quảng cáo đối với người dùng hoặc phân tích cho mục đích khác. Tuy nhiên, để đối phó với thư rác, giả mạo, lừa đảo, phần mềm độc hại, xâm phạm quyền, tấn công vào Dịch vụ, sự cố hoặc các vấn đề khác, nhà điều hành có thể kiểm tra nội dung email và dữ liệu liên quan trong phạm vi tối thiểu cần thiết. Thông tin đã kiểm tra sẽ không được sử dụng vượt quá phạm vi cần thiết để xử lý vấn đề và tuân thủ pháp luật.
9. Quyền của người dùng
Người dùng có thể, theo quy định của pháp luật, yêu cầu công khai, đính chính, ngừng sử dụng hoặc xóa dữ liệu cá nhân đang được lưu giữ. Khi xử lý yêu cầu, nhà điều hành có thể yêu cầu thông tin cần thiết để xác minh danh tính.
10. Sửa đổi
Nhà điều hành có thể sửa đổi Chính sách này theo sự thay đổi của pháp luật hoặc nội dung Dịch vụ. Các thay đổi quan trọng sẽ được thông báo trên Dịch vụ này.
11. Luật áp dụng và tòa án có thẩm quyền
Chính sách này được điều chỉnh bởi pháp luật Nhật Bản.
Đối với bất kỳ tranh chấp nào phát sinh giữa người dùng và nhà điều hành liên quan đến Dịch vụ này hoặc Chính sách này, Tòa án Quận Tokyo do nhà điều hành chỉ định sẽ là tòa án có thẩm quyền độc quyền theo thỏa thuận cho phiên tòa sơ thẩm.
Chính sách này lấy văn bản tiếng Nhật làm bản chính thức, và các bản dịch sang ngôn ngữ khác ngoài tiếng Nhật chỉ được cung cấp để tham khảo. Nếu có sự khác biệt giữa bản tiếng Nhật và bản dịch, nội dung của bản tiếng Nhật sẽ được ưu tiên áp dụng. Quy định của điều khoản này về luật áp dụng và tòa án có thẩm quyền được áp dụng như nhau cho tất cả các phiên bản ngôn ngữ được cung cấp.
12. Liên hệ
Nếu có thắc mắc liên quan đến Chính sách này, vui lòng liên hệ theo địa chỉ dưới đây.
