Politique de confidentialité
Date d'entrée en vigueur : 8 août 2026
L'exploitant d'USOM (ci-après « l'exploitant ») traite les informations des utilisateurs dans USOM Mail (ci-après « ce Service ») de la manière suivante.
1. Rôle de ce Service
USOM est un service de relais de courrier électronique qui, par l'intermédiaire de l'adresse e-mail USOM délivrée à l'utilisateur, reçoit, stocke, affiche et relaie le courrier entre l'utilisateur et des services de messagerie externes. Lorsque l'utilisateur a configuré un transfert vers un service de messagerie externe, le courrier reçu par USOM peut être transféré vers la boîte de réception désignée par l'utilisateur. De même, le courrier envoyé en réponse depuis cette boîte de réception via USOM peut être relayé à l'expéditeur d'origine sur la base des informations d'acheminement conservées par USOM.
Le courrier relayé peut apparaître, du point de vue du service de messagerie émetteur ou destinataire, comme provenant d'un domaine USOM ou de l'infrastructure d'acheminement utilisée par USOM. USOM n'est pas un service qui anonymise complètement le contenu ou l'itinéraire d'acheminement du courrier.
2. Informations collectées
L'exploitant collecte les informations suivantes dans la mesure nécessaire à la fourniture de ce Service.
- Les identifiants, adresses e-mail, noms d'affichage et informations similaires fournis via une authentification externe telle que Google
- L'adresse e-mail délivrée, ainsi que l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le corps, le code HTML et les pièces jointes des e-mails reçus, envoyés ou relayés
- Les relations de réponse, fils de discussion, destinations de relais, résultats d'acheminement et autres informations nécessaires au relais
- Les journaux tels que la date, l'heure, l'adresse IP et les informations sur l'appareil ou le navigateur associés à la connexion, à l'utilisation de l'API ou à la réception de courrier
- Les informations fournies par l'utilisateur lors d'une demande de renseignements
- Les informations de paiement et contractuelles lorsque des fonctionnalités payantes sont proposées
3. Finalités du traitement
- Authentifier ce Service, délivrer des adresses e-mail, et recevoir, afficher, envoyer et relayer le courrier
- Transférer vers un service de messagerie externe désigné et identifier le destinataire des e-mails de réponse
- Répondre aux incidents, assurer la sécurité, et prévenir les usages abusifs, le spam et l'hameçonnage
- Répondre aux demandes de renseignements et envoyer des avis importants
- Analyser l'utilisation, améliorer les fonctionnalités et maintenir la qualité
- Répondre aux exigences de la loi, des tribunaux, des organismes administratifs et d'autres autorités légitimement habilitées
4. Traitement du contenu des e-mails et des informations de relais
Après réception du courrier, et une fois le destinataire déterminé et l'analyse nécessaire du courrier effectuée, l'exploitant chiffre le corps, l'objet, les informations sur l'expéditeur et le reste du contenu du courrier destiné au stockage avant de l'enregistrer dans la base de données. Les informations nécessaires au déchiffrement du courrier sont conservées de manière fragmentée en plusieurs emplacements, et aucun fragment isolé ne permet de déchiffrer le courrier.
Le courrier chiffré n'est déchiffré temporairement, à l'aide des autorisations nécessaires combinées aux informations conservées séparément, que lorsque cela est requis pour un traitement tel que l'affichage, le relais de réponses, les mesures contre les usages abusifs, la réponse aux incidents ou la conformité légale. Certaines informations nécessaires à l'acheminement et à la gestion, telles que l'adresse de destination, l'identifiant du courrier, les informations de fil de discussion, l'heure de réception et les résultats d'acheminement, peuvent être stockées sans chiffrement.
Le courrier est acheminé via plusieurs systèmes, notamment le service de messagerie émetteur, les réseaux, l'infrastructure de réception d'USOM et le service de messagerie de transfert. Bien que les segments de communication puissent être protégés par TLS ou des moyens similaires, le courrier ne repose pas sur un modèle de chiffrement de bout en bout, et son contenu peut être traité et stocké sous le contrôle de chaque service de messagerie. USOM traite également le contenu du courrier à des fins de traitement de la réception et du relais.
Le contenu du courrier n'est pas utilisé à des fins publicitaires ni pour l'entraînement d'une IA à des fins non divulguées aux utilisateurs.
Pour effectuer le relais, l'exploitant traite non seulement le corps du courrier, mais aussi l'expéditeur, le destinataire, l'adresse de réponse, le Message-ID, l'heure de réception, les résultats d'acheminement et des données similaires. Lorsqu'un service de messagerie de transfert est utilisé, le contenu du courrier et les métadonnées sont également transmis à ce prestataire. Le traitement des informations par le prestataire de transfert est régi par ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité.
5. Durée de conservation et suppression
Les informations collectées sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement, ou pendant la durée exigée par la loi. Les informations supprimées par l'utilisateur, les comptes résiliés et les adresses e-mail ou courriers non utilisés sont supprimés dans un délai raisonnable, sauf dans la mesure nécessaire aux sauvegardes, aux obligations légales de conservation ou aux enquêtes sur des usages abusifs.
Lorsqu'un compte est désactivé, l'association entre l'adresse e-mail et son titulaire est conservée afin d'éviter la réutilisation de l'adresse. Le courrier parvenant à cette adresse pendant sa désactivation n'est ni transféré, ni affiché, ni stocké de manière habituelle, et est supprimé sans que le corps ou les pièces jointes ne soient enregistrés. Dans la mesure nécessaire à l'exploitation, l'exploitant peut conserver des enregistrements minimaux tels que le destinataire, un hachage identifiant l'expéditeur, le Message-ID, l'heure de réception et le motif de la suppression.
6. Communication à des tiers et sous-traitance
L'exploitant ne communique pas de données personnelles, journaux, courriers ou autres informations d'utilisateur à des tiers sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas suivants :
- Lorsque la loi l'exige
- Lorsque cela est nécessaire pour protéger la vie, l'intégrité physique ou les biens d'une personne, et qu'il est difficile d'obtenir son consentement
- Lorsque les informations sont communiquées, dans la mesure nécessaire, à un sous-traitant requis pour l'exploitation de ce Service
- Lorsque cela est nécessaire pour répondre à un usage abusif, à une atteinte aux droits ou à une attaque contre le Service
Ce Service peut faire appel à des services tiers tels que Vercel, Prisma, Cloudflare et SendGrid à des fins d'hébergement, de bases de données, d'authentification, d'acheminement de courrier et à des fins similaires. Ces prestataires peuvent traiter des informations en dehors du Japon.
7. Mesures de sécurité et absence de garantie du Service
L'exploitant met en œuvre des mesures de sécurité raisonnables, notamment le contrôle d'accès, le chiffrement, la limitation des privilèges administrateur, la journalisation d'audit et la réponse aux vulnérabilités. Toutefois, l'exploitant ne garantit ni la sécurité complète, ni la continuité, ni l'acheminement, le stockage ou la restauration du courrier pour un service fondé sur Internet. L'étendue de la responsabilité relative à l'utilisation du Service est fixée séparément dans les Conditions d'utilisation.
8. Vérification par les administrateurs
L'exploitant n'utilise habituellement pas le contenu du courrier à des fins publicitaires envers les utilisateurs ni pour des analyses étrangères au fonctionnement du Service. Toutefois, l'exploitant peut consulter le contenu du courrier et les données associées, dans la stricte mesure nécessaire, pour répondre au spam, à l'hameçonnage, à la fraude, aux logiciels malveillants, aux atteintes aux droits, aux attaques contre le Service, aux incidents ou à d'autres problèmes. Les informations consultées ne sont pas utilisées au-delà de ce qui est nécessaire pour répondre au problème et se conformer à la loi.
9. Droits de l'utilisateur
Les utilisateurs peuvent, conformément à la loi applicable, demander la divulgation, la rectification, la suspension de l'utilisation ou la suppression de leurs données personnelles conservées. L'exploitant pourra demander les informations nécessaires à la vérification d'identité lors du traitement d'une telle demande.
10. Révisions
L'exploitant peut réviser la présente Politique en réponse à des évolutions légales ou à des modifications du contenu du Service. Les changements importants seront annoncés sur ce Service.
11. Droit applicable et juridiction compétente
La présente Politique est régie par le droit japonais.
Pour tout litige survenant entre l'utilisateur et l'exploitant en lien avec ce Service ou la présente Politique, le tribunal de district de Tokyo, tel que désigné par l'exploitant, disposera d'une compétence exclusive convenue en tant que juridiction de première instance.
La version en langue japonaise de la présente Politique fait foi, et les versions traduites dans une langue autre que le japonais sont fournies à titre indicatif. En cas de divergence entre la version japonaise et une version traduite, la version japonaise prévaut. Les dispositions du présent article relatives au droit applicable et à la juridiction compétente s'appliquent également à toutes les versions linguistiques mises à disposition.
12. Contact
Pour toute question relative à la présente Politique, veuillez nous contacter à l'adresse ci-dessous.
